BASES DE DATOS - ACCESS

Qué es una base de datos

Una base de datos es una colección de información ordenada que está relacionada entre sí, la cual se encuentra estructurada como una tabla, es decir se conforma por filas y columnas donde las filas se conocen como registros y las columnas como campos.

Una base de datos permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Además, podemos realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿qué clientes compran un determinado artículo? ¿cuál es la ganancia total del mes? etc.

Access proporciona al usuario de un asistente para la creación de sus bases de datos. El asistente es un programa que nos va guiando paso a paso a la hora de crear una tabla, un formulario, una consulta, etc.

Una base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos necesitamos.

Conceptos básicos en el diseño de una Base de Datos.

• Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una persona

• Registro: conjunto de campos. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

• Base de datos: conjunto de registros total.

Iniciar una sesión de Access

Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nos aparece una pantalla de inicio donde se nos pregunta si queremos:

• Crear una base de datos en blanco.

• Utilizar el asistente para crear una base de datos

• Abrir una base de datos existente

Escogeremos la opción Base de datos en blanco. Seguidamente aparecerá la típica ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos que se creará.

Objetos de una base de datos

•         Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características.

•         Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

•         Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

•         Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

•         Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

•         Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic.

En la ventana principal del diseño de los campos, podemos definir qué tipo de campos aparecerán en la BD. Observaremos tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción.

Nombre de campo: Nombre que le daremos al dicho campo.

Tipo de datos: Aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear.

Las características de cada campo son las siguientes:

• Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

• Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

• Numérico: para introducir números

• Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

• Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

• Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

• Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

• Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

• Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

• Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

CAMPO CLAVE

Un campo clave es un campo con una característica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en ningún registro de la BD. Un campo clave incrementa además la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios. Lógicamente, no podemos introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo.